Informativa privacy

In sintesi

• Il sito pubblico non usa cookie, strumenti di analisi o tracciamento, né risorse di terze parti.
• Nell’area riservata i contenuti (tavole, verbali, tesoreria, fascicoli) sono cifrati end-to-end nel browser: il server conserva testo cifrato che non può leggere.
• Anche durante una tornata online il video e l’audio dei presenti sono cifrati end-to-end (riservatezza alta): al nostro server media arrivano buste opache, che smista senza poterle aprire, e non vengono registrate. Il server continua a vedere solo i metadati della sala (chi è connesso, gli orari, chi parla); il dettaglio, compreso il caso dei browser troppo datati, è più sotto.
• Il server non conserva né il nome né l’email dei membri: l’identità di lavoro è uno pseudonimo.
• Niente marketing, niente profilazione, nessuna intelligenza artificiale nel prodotto.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è la ditta individuale italiana che gestisce il servizio (di seguito anche il Fornitore), raggiungibile all’indirizzo info@adogma.it: i dati identificativi completi (denominazione, sede e partita IVA) sono comunicati a chiunque ne faccia richiesta a quell’indirizzo e sono sempre riportati nei documenti contrattuali. Il titolare non ha designato un responsabile della protezione dei dati (DPO): l’opportunità della designazione, vista la natura dei dati trattati dalle logge, è in corso di valutazione con il consulente legale.

Due ruoli distinti: quando siamo titolare e quando responsabile

• Adogma come titolare. Per il sito pubblico, per le richieste ricevute via email e per il rapporto contrattuale e amministrativo con le logge clienti (attivazione, fatturazione, assistenza) il titolare del trattamento è il Fornitore.
• La loggia come titolare, Adogma come responsabile. Per i dati trattati da ciascuna loggia nella propria area riservata (dati dei membri e dei candidati) il titolare è la loggia, o l’ente che la rappresenta; il Fornitore li tratta come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base dell’accordo che fa parte del contratto di servizio.

In pratica: per ciò che accade dentro la tua loggia il primo interlocutore è la loggia stessa, che è l’unica a poter leggere i contenuti.

Sito pubblico: nessuna raccolta

La sola visita del sito pubblico non comporta raccolta di dati personali da parte nostra: nessun cookie, nessun modulo, nessuna newsletter, nessuna risorsa caricata da terze parti. L’infrastruttura registra i log tecnici minimi delle richieste (indirizzo IP, risorsa richiesta, data e ora) necessari alla sicurezza e alla diagnostica, conservati per il tempo strettamente necessario a queste finalità. Chi ci scrive all’indirizzo info@adogma.it ci comunica i dati che sceglie di comunicarci: li usiamo solo per rispondere.

Area riservata: cosa non possiamo leggere

I contenuti dell’area riservata sono cifrati end-to-end nel browser di chi li scrive, con chiavi che non deteniamo. Non possiamo leggere, e quindi non trattiamo in chiaro:

• nome e indirizzo email dei membri: non esistono proprio sul server;
• il corpo di tavole, verbali e documenti d’archivio;
• la tesoreria: importi, causali, versamenti e posizioni personali;
• chi ricopre quale carica, la scheda matricolare e le date del percorso;
• i fascicoli dei candidati (nome, contatto, note dei colloqui);
• catalogo e prestiti della biblioteca, voci di scadenzario.

Anche la tornata online rientra ora in questo perimetro: il video e l’audio dei presenti sono cifrati end-to-end con la riservatezza alta e il server media li smista senza poterli aprire (vedi più sotto, «Tornate online»). Restano visibili i metadati della sala e, se un browser è troppo datato per la cifratura dal vivo, quel flusso ripiega in chiaro e la sala lo dichiara a tutti.

Area riservata: cosa trattiamo (metadati)

Per far funzionare il servizio il server tratta alcuni metadati, che restano dati personali (pseudonimizzati, non anonimi) e sono protetti come tali:

• uno username opaco generato dal sistema (mai scelto, non deriva da dati reali) e la credenziale di accesso in forma non reversibile;
• l’appartenenza alla loggia con ruolo, grado e stato del percorso;
• titolo, sintesi ed etichette delle tavole, in chiaro per permettere la ricerca;
• le presenze alle riunioni, quando la loggia sceglie di registrarle;
• i registri delle operazioni (chi ha fatto cosa e quando, identificato dallo username), per sicurezza e tracciabilità;
• l’esistenza e lo stato delle pratiche (per esempio quante candidature sono aperte), mai il loro contenuto.

L’area riservata usa soltanto cookie tecnici essenziali (sessione e protezione delle richieste), senza alcuna finalità di tracciamento: per questo non è richiesto un banner di consenso. Le chiavi di cifratura sbloccate vivono solo nella memoria del browser e si azzerano alla chiusura o all’inattività.

Tornate online: il flusso video e audio

Una loggia può tenere una tornata anche in videoconferenza, in una sala virtuale, oltre che in presenza: si programma dal calendario come una normale tornata e la sala apre poco prima dell’orario. Chi partecipa attiva la propria webcam e il microfono, e immagine e voce sono dati personali: il loro trattamento va detto con franchezza, perché qui il confine di ciò che possiamo vedere si sposta.

• Come tavole, verbali e tesoreria, anche il video e l’audio di una tornata online sono cifrati end-to-end sui dispositivi dei presenti (profilo a riservatezza alta): la chiave della riunione nasce e resta sui loro browser, e al nostro server media arrivano buste opache. Il server smista i flussi cifrati in tempo reale, perché ciascuno veda e senta gli altri, senza poterne leggere il contenuto.
• Il flusso non viene registrato né conservato: si esaurisce con la seduta. Il server media lo veicola nell’istante, non lo archivia.
• L’infrastruttura media è nostra e self-hosted (un nostro server di smistamento, detto SFU), sulla stessa infrastruttura europea del resto del servizio: non interviene alcun fornitore di videoconferenza terzo.
• L’ingresso è presidiato: un Copritore digitale accoglie alla porta e ammette o respinge (la tegolatura resta un atto umano in tempo reale), senza auto-ammissione. Il nome con cui si compare in sala lo assegna il Copritore alla porta e non viaggia nel gettone tecnico di collegamento; durante la seduta il server media conosce soltanto quali collegamenti effimeri sono connessi e ne veicola i flussi.
• Il fatto stesso che una tornata si tenga online, e le coordinate della sala, vivono nel dato cifrato della convocazione: il server non sa quali tenute si svolgono online.

Base giuridica: esecuzione del contratto di servizio (art. 6, par. 1, lett. b) per il Fornitore, che veicola il flusso cifrato come responsabile nella misura in cui la loggia sceglie di tenere la tornata online; per la loggia, quale titolare, il video e la voce dei presenti a una tornata rientrano tra le categorie particolari di dati (art. 9), trattate nell’ambito della vita associativa dei propri membri. Non c’è registrazione. Il flusso in tempo reale è cifrato end-to-end (profilo a riservatezza alta): il server media smista buste opache che non può leggere. La cifratura nasconde il contenuto, non i metadati (chi è connesso con identificativi temporanei, gli orari, chi parla); e richiede un browser recente: se qualcuno usa un browser troppo datato, il suo flusso ripiega in chiaro e la sala lo dichiara a tutti, così nessuno crede protetto ciò che in quel momento non lo è.

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)

L’appartenenza a una loggia può rivelare convinzioni filosofiche e rientra quindi tra le categorie particolari di dati. Questi dati sono trattati da ciascuna loggia, quale titolare, nell’ambito delle garanzie previste per le associazioni a finalità filosofica con riferimento ai propri membri (art. 9, par. 2, lett. d); il Fornitore li tratta come responsabile, con le misure tecniche descritte in questa pagina, e non li comunica a terzi. L’inquadramento puntuale è in corso di revisione legale.

Finalità e basi giuridiche

• erogazione del servizio e gestione degli account: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b);
• svolgimento delle tornate online scelte dalla loggia (trasmissione in tempo reale, non registrata, di video e audio dei presenti): esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b);
• amministrazione, fatturazione e adempimenti fiscali: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c);
• sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi e registri delle operazioni: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f);
• riscontro alle richieste ricevute via email: misure precontrattuali o legittimo interesse.

Non facciamo marketing, non profiliamo, non vendiamo dati, non prendiamo decisioni automatizzate sulle persone e non usiamo i dati per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

Conservazione e cancellazione

• account e metadati dell’area riservata: per la durata del contratto con la loggia;
• tornate online: il flusso video e audio non viene registrato né conservato, si esaurisce con la seduta;
• alla cessazione: una finestra di sola lettura per l’esportazione dell’archivio (30 giorni, salvo diverso accordo), poi la distruzione delle chiavi (crypto-shredding) rende i contenuti cifrati definitivamente illeggibili;
• copie di sicurezza: cifrate, conservate per 30 giorni; un dato eliminato può quindi sopravvivere nelle copie fino a 30 giorni prima di sparire anche da lì;
• candidature: gli esiti sfavorevoli e i ritiri si cancellano dopo 6 mesi dall’esito; con l’ammissione il fascicolo è cancellato contestualmente;
• dati contrattuali e fiscali: 10 anni, come richiesto dalla legge;
• registri delle operazioni: conservati per finalità di sicurezza; la durata precisa è in corso di definizione con il legale.

Dove risiedono i dati e chi ci aiuta a trattarli

I dati risiedono nell’Unione europea: datacenter di Francoforte (Germania) per il servizio e Amsterdam (Paesi Bassi) per le copie di sicurezza. L’infrastruttura è fornita da DigitalOcean, nominata sub-responsabile del trattamento; poiché il gruppo ha sede negli Stati Uniti, gli eventuali trasferimenti extra UE avvengono con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali tipo e decisioni di adeguatezza applicabili): anche questo punto è in revisione legale. Non ci sono altri fornitori: il sito e l’area riservata non caricano risorse da terze parti e non esiste un fornitore di invio email.

Diritti dell’interessato

Il GDPR riconosce i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15-22), oltre al reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Come esercitarli qui:

• per i dati trattati dentro la propria loggia (compresi i fascicoli dei candidati): rivolgersi alla loggia, che ne è titolare ed è l’unica a poter leggere i contenuti; l’esportazione dell’archivio è disponibile nell’area riservata;
• per tutto il resto: scrivere a info@adogma.it; ogni membro può inoltre esportare i propri metadati dal Profilo e correggere da sé il proprio nome visualizzato.

Un limite dichiarato con franchezza: il Fornitore non può leggere né selezionare i contenuti cifrati, quindi su quelli accesso e portabilità passano necessariamente dalla loggia. La cancellazione di una persona revoca ogni accesso, elimina il suo materiale crittografico e neutralizza la credenziale; i registri delle operazioni restano, per sicurezza, con il solo pseudonimo storico.

Misure di sicurezza

Cifratura end-to-end nel browser con chiavi che non deteniamo; nessun nome né email sul server; database non raggiungibile da internet; copie di sicurezza cifrate e conservate in una regione separata; registri delle operazioni non modificabili; accessi di assistenza delimitati e tracciati. Non promettiamo l’impossibile: nessun sistema è sicuro in assoluto, ma questo è costruito perché una compromissione del server esponga il meno possibile. Anche il flusso in tempo reale delle tornate online è cifrato end-to-end (riservatezza alta): il server media veicola buste opache che non può leggere e non le registra. Restano esposti i soli metadati della sala, e un browser troppo datato per la cifratura dal vivo fa ripiegare quel flusso in chiaro, con avviso dichiarato a tutti in sala (vedi «Tornate online»).

Minori

Il servizio è destinato a persone maggiorenni.

Aggiornamenti

Questa informativa può cambiare al cambiare del servizio o delle norme: la versione pubblicata qui, con la data in testa, è quella vigente.